Wenn zwei Unternehmen kooperieren und sich langfristig zu einer Organisation zusammenschließen, gibt es viel zu tun. Einen solchen Prozess begleite ich aktuell als externe Beraterin im Changemanagement-Team. Hinter dem Zusammenschluss zweier Altenpflegeeinrichtungen stehen insgesamt knapp 30 (Pflege-)Einrichtungen und rund 1.650 Mitarbeiter. Hinzu kommt ein Wechsel innerhalb der Geschäftsführung, den es ebenfalls gilt, reibungslos und transparent zu gestalten.  ‍

Der Mitarbeiter im Fokus

Sind die rechtlichen Rahmenbedingungen gesteckt, die organisatorischen Belange zugrunde gelegt, gesellschaftsrechtliche Fragen geklärt, geht es bei solch einem groß angelegten Veränderungsprozess hauptsächlich darum, Strukturen zusammenzuführen und vor allem, die Mitarbeiter mitzunehmen. Denn sie betrifft die Umgestaltung in ihrem Arbeitsalltag ganz konkret und sie müssen die Kooperation leben, damit sie funktioniert. So lautet eine der ersten Aufgaben: sich kennenlernen. In gegenseiteigen Besuchen in Kleingruppen funktioniert das besonders gut, um die Weichen für ein Zusammenwachsen zu stellen.

Change-Dialoge, Hausmesse, PK für Führungskräfte

Um möglichst jeden Mitarbeiter erreichen, effektive Personalstrukturen entwickeln und die neuen Abteilungen bei Zusammenlegung strukturell sinnvoll aufbauen zu können, bringen wir die Mitarbeiter weiter zueinander und nutzen die verschiedensten Kanäle. Wir führen Change-Dialoge: bei den IT-lern, in der Buchhaltung, bei den Personalern, einfach in jeder Abteilung – zunächst in den zwei Verwaltungen, später in den einzelnen Einrichtungen. Ebenso Einzelinterviews und Workshops nutzen wir, um das Kennenlernen zu intensivieren. Bei einer hausinternen Messe stellen sich die einzelnen Abteilungen vor, für Führungskräfte veranstalten wir eine Pressekonferenz, deren Inhalte sie als Multiplikatoren in ihre Teams weitertragen.

Veränderung muss umgesetzt, erklärt und gehört werden

Dem Change-Prozess zugrunde liegt eine professionell angelegte, mehrschichtige Organisationsstruktur definiert im Projektplan mit Meilensteinen, Aufgaben und Zielen. Verschiedenste Gremien sind notwendig, um den Plan in die Tat umzusetzen. Damit die Kommunikation untereinander gewährleistet ist, die Informationen von oben nach unten und die von unten nach oben ankommen, haben wir ein Sounding Board eingerichtet – nach kirchlichem Vorbild: Ein über der Kanzel angebrachter Schalldeckel (dasSounding Board) dient dazu, dass die gesprochenen Worte im gesamten Raum zuhören sind. So haben die Mitglieder des Sounding Boards im Change-Prozess die Aufgabe dafür zu sorgen, dass die Informationen weitergetragen werden.

Um Kommunikation geht es auch im Zukunftsworkshop. Mit der neuen Führungsmannschaft ist so unter anderem festzulegen, welche Kommunikationskanäle zukünftig für die Verbreitung von Entscheidungen genutzt werden. Eine Matrix zu entwickeln ist das Ziel, um die wechselseitige Information sicherzustellen. Für Transparenz, die das Motto „miteinander. Aus gutem Grund.“ trägt.

Dynamiken begegnen und in Chancen wandeln

Ein Change-Prozess in dieser Dimension ist äußerst vielschichtig und macht in jeder Phase ein mit Bedacht planvolles Vorgehen erforderlich. Die Dynamik, die der Sache an sich innewohnt und die zudem von den Beteiligten geprägt wird, gilt es, in Strategie und Struktur umzusetzen. Mit der Sicht von außen und meiner jahrelangen Verbindung begleite ich diesen Zusammenschluss, um die zwei eigenständigen Unternehmen zu einem zukunftsfähigen Unternehmensverbund zu entwickeln.

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